こんにちは。ブログ担当のWです。

警備会社の皆さん、警備依頼に対して日々何かお困りではありませんか？

依頼獲得方法や同業他社へ再委託する方法で今現在は、何を用いて対応していますか？？

今のやり方で時間や労力が掛かって大変ではありませんか？？？

 

さて、なぜこのようなことをお聞きしたかと言いますと私が知る警備会社の一部では依頼対応や再委託先を見つけるために毎日のように電話やFAXを活用して対応し、遣り取りを行っているからです。

そこで電話とFAXのようなアナログに頼ることによって様々な問題が出てくるのではないかと思います。

 

■アナログによる問題
（電話・FAXを主に活用している場合になります）

電話での考えられる問題

依頼の受発注をする時に電話を用いる場合は、相手とすぐに遣り取りができ、可能か不可能がすぐに分かるため活用するイメージがあると思いますが、担当者が不在であれば遣り取りが出来ず話が進まないケースになることが多いと思います。

私も営業活動で、電話を活用して行った際は、このパターンになることが多いです。

また電話では、言った・言わないなどのトラブルになるケースや電話応対の対応次第で相手との関係が、良くも悪くもなることや、時として仕事の成否を大きく左右することもあります。

警備会社の皆さんは再委託先を見つける際に今まで繋がりのある同業社に対して一社一社に電話するため時間や労力が掛かってしまうと思います。すぐに再委託先が決まれば良いですが決まらなければ業務効率は悪くなってしまいます。

 

FAXでの考えられる問題

FAXでは相手次第になってしまうことが多いと思います。それは相手が出先であれば、見るまでにタイムラグがどうしても生じてしまうことや、場合によっては数日間、目を通されない可能性もあります。さらには誤って廃棄される可能性も少なくないと思います。

また原稿を作る際も伝えられる情報が限られているため送る相手に対してどのような内容・形式等であれば伝わるかを意識しなくてはなりません。それでも、いざ送っても相手が必ず反応してもらえるかは定かではありません。それを踏まえると効率的に悪くなってしまうと思います。

 

電話やFAXでの問題は一部ですが、このようなことが挙げられます。

上記に挙げた問題を改善出来たとしたらどうでしょうか。

限りなく業務効率も上がり時間と労力の削減にも繋がると思います。

 

■改善策

まずはFAXを出来る限り止めるよう働きかけることだと思います。そのためには取引先に事情を話し少しずつでもメールでのやり取りに変えていく方法だと考えます。ですが、私が知る警備会社に来る取引先からの連絡や依頼がFAXで届くのも事実です。まだまだアナログが主体な会社はたくさんありますので、完全にはなくすことは難しいと思いますが減らすことは可能ですしデータをメールで行うことによってペーパーレスや時間削減等にも繋がります。やり取りできればタイムラグや見落としや誤って破棄されることが減ります。

また普段からメールやzoomなどを活用することで電話でのやり取りも必要最低限で済みますので言った・言わないなどのトラブルになるケースや電話の対応次第で相手との関係が、良くも悪くもなることや、時として仕事の成否を大きく左右することも減少するかと思います。

さらに企業の人手不足に対応するには、生産性の向上に向けた取り組みが必ず必要になってきます。アナログ業務に頼っていた課題や問題の業務をデジタル化にすることで、業務効率化・費用対効果などが改善に近づきます。また、デジタルツールやシステムを有効活用することで、営業活動・受発注取引業務なども効率化することが出来ます。デジタル化を上手く活用して生産性の向上を図ることが可能になります。

まずは自社でデジタル化できる業務があれば、是非ともデジタルツールやシステムを有効活用しながら、前向きにデジタル化へと移行することを検討してみてはいかがでしょうか？

そこで弊社、株式会社OASYS（オアシス）は生産性や効率化を向上させるために警備関連に特化したマッチングサービスを改善策としてお勧めします。

 

◆警備関連に特化したマッチングサービスとは

簡単に説明いたしますと【 警備会社 】と【 依頼者・同業他社 】を繋ぐマッチングサイトです。

また警備会社様には受注する側と発注する側の双方に登録することを、お勧めします。

 

＜可能性の間口を広げるメリット＞

 

〇会員登録（警備会社として登録する場合は有料）で良質な新規案件の獲得が見込める。また警備会社様が依頼者側（会員登録や機能の全てを「 無料 」で利用可能）でも登録することによって再委託が可能になり今まで繋がりがなかった同業他社との出会いや協力関係構築のチャンスが広がります。

 

〇貴社対応可能な依頼案件が登録されると自動でマッチングがされ、メールが配信されます。電話やFAXで依頼が申し込まれないため、その後、受注するかどうか余裕を持って検討・交渉が出来る。再委託する際には逆に依頼を登録すれば対応可能な警備会社とすぐ繋がることができ、面倒で手間が掛かる再委託先を探さずに済みます。

 

〇誰もが使いやすく、例え営業担当者がいない企業であっても、少ない労力で効果的に営業活動が行えます。また新たな広告ツールとして自社PRに繋がり新しい営業ツールの１つとして活用が出来ます。

 

 

＜まとめ＞

 

デジタルツールを上手く利用する場合は必ず導入方法が簡単か、利用方法が分かりやすいか、使い易いかが焦点になると思います。そこで弊社、株式会社ＯＡＳＹＳ（オアシス）はそれを可能に近づけていくため 『警備員.JP (ケイビインドットジェーピー)』という名前でサービスを提供しています。面倒で煩わしいことは極力抑えて、よりシンプルに誰もが分かり易く、簡単に使えるようになっています。また、導入の際には弊社が入力代行なども必要の場合は対応することやアフターサービスもいたしますので、お安心ください。警備関連に特化したマッチングサービスというツールを利用していただき今後の可能性の間口を大きく広げていくのでどうでしょうか？

 

もし、ご興味をお持ちいただけましたら、弊社サービスをご覧ください。

 

【 警備員．JP 】　➡　https://kbin.jp/

 

弊社サービスの「警備員．JP（ケイビインドットジェーピー）」はまだまだ警備業界に広く浸透しているとは言えませんが各警備会社様にとって魅力があり、営業活動や普段の業務に必要不可欠なサービス展開が出来るよう日々励んでいきたいと思います。

 

是非ともこの機会に利用・登録のご検討のほどよろしくお願いします。

 

以上、お読みいただきありがとうございました。